1. Responsable del tratamiento
De conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, el responsable del tratamiento de los datos personales vinculados con Cotiqa es Cristian Jose Maria Esparza Ayala, persona física que opera el servicio bajo la marca comercial KAYTIVA Software & Digital Products.
2. Alcance
Este Aviso aplica a los datos personales tratados a través de Cotiqa, incluyendo la aplicación web/PWA, el sitio público, enlaces de cotizaciones, funciones de soporte, autenticación, correo transaccional y administración de suscripciones.
Cotiqa está diseñado para cotizaciones y actividades directamente relacionadas con ellas. No se pretende recopilar información para fines ajenos al funcionamiento, seguridad, soporte o cumplimiento legal del servicio.
3. Datos personales que podemos tratar
Datos de la cuenta
- correo electrónico y estado de verificación;
- identificadores internos de usuario y organización;
- credenciales de autenticación almacenadas mediante representaciones protegidas, como hashes, no como contraseñas legibles;
- fechas relacionadas con creación de cuenta, sesiones, recuperación y seguridad.
Datos del negocio o perfil
- nombre comercial o del negocio, correo, teléfono, ciudad, país y moneda;
- logotipo, preferencias de documento y configuración;
- datos fiscales que la persona usuaria decida proporcionar.
Datos de clientes y cotizaciones introducidos por la persona usuaria
- nombre, teléfono, correo, domicilio y datos fiscales opcionales del cliente;
- conceptos, cantidades, precios, descuentos, impuestos, vigencias, notas, condiciones y datos de pago informativos;
- estado de la cotización, historial, versiones, respuestas, solicitudes de cambio, aceptación o rechazo;
- firma o evidencia de aceptación cuando esa función sea utilizada.
Datos de suscripción y pagos
Paddle puede proporcionarnos identificadores de cliente, suscripción y transacción, plan contratado, estado de pago, periodicidad, fechas de facturación, cancelación y otra información necesaria para administrar el acceso Pro. Cotiqa no recibe ni almacena los datos completos de la tarjeta utilizada en Paddle.
Datos técnicos y de seguridad
La aplicación y sus proveedores de infraestructura pueden generar dirección IP, fecha y hora, navegador, dispositivo, rutas solicitadas, registros técnicos, identificadores de sesión, eventos de error y señales necesarias para seguridad, prevención de abuso, diagnóstico y disponibilidad.
4. Datos personales sensibles
Cotiqa no solicita intencionalmente datos personales sensibles para prestar su servicio. La persona usuaria debe evitar incorporar información sobre salud, origen étnico, religión, opiniones políticas, vida sexual, datos biométricos u otros datos sensibles salvo que sea estrictamente indispensable y cuente con la base legal correspondiente.
5. Finalidades necesarias
Los datos se tratan únicamente para finalidades vinculadas con Cotiqa, entre ellas:
- crear y administrar cuentas y organizaciones;
- autenticar usuarios, verificar correos y recuperar contraseñas;
- crear, guardar, sincronizar, mostrar, imprimir y compartir cotizaciones;
- mantener clientes, catálogos, configuraciones y documentos;
- permitir respuestas, aceptación, rechazo, solicitudes de cambio y firma cuando se utilicen esas funciones;
- gestionar los límites del plan Free y los beneficios de Cotiqa Pro;
- procesar y conciliar estados de suscripción mediante Paddle;
- enviar correos estrictamente transaccionales o de seguridad;
- prestar soporte y atender solicitudes;
- detectar fraude, abuso, accesos no autorizados, fallas o incidentes de seguridad;
- mantener copias de seguridad, integridad, continuidad y disponibilidad técnica;
- cumplir obligaciones legales, regulatorias, fiscales, de protección al consumidor o requerimientos de autoridad competente;
- defender derechos y resolver controversias relacionadas con el servicio.
No existen actualmente finalidades secundarias de publicidad de terceros. Cotiqa no vende, renta ni comercializa bases de datos personales y no utiliza la información de clientes o cotizaciones para crear perfiles publicitarios.
6. Información de los clientes de las personas usuarias
Cuando una persona usuaria captura datos de sus propios clientes, ella sigue siendo responsable de determinar la legitimidad de esa recolección y de cumplir las obligaciones que le correspondan frente a dichos titulares. Cuando corresponda, Cotiqa trata esos datos por cuenta de la persona usuaria y únicamente para ejecutar las funciones solicitadas.
El destinatario de una cotización pública puede proporcionar directamente respuestas, aceptación, firma u otra información asociada a esa cotización. Esa información se utilizará para registrar y comunicar la acción solicitada.
7. Tecnologías locales y almacenamiento en el navegador
Cotiqa puede utilizar almacenamiento local del navegador, caché de la PWA y tecnologías equivalentes para conservar sesión, preferencias, estado de la aplicación, funcionamiento sin conexión o rendimiento. Estas tecnologías son funcionales y necesarias para la experiencia de la aplicación.
Al momento de esta versión, Cotiqa no integra rastreadores publicitarios de terceros en su aplicación o landing con el propósito de perfilar usuarios para publicidad.
8. Encargados, proveedores y comunicaciones de datos
Para operar Cotiqa pueden intervenir proveedores de infraestructura y servicios especializados. Dependiendo de la función, pueden actuar como encargados del tratamiento, prestadores tecnológicos o responsables independientes respecto de determinados datos.
- Cloudflare: entrega del sitio, red, seguridad y servicios relacionados con el dominio.
- Render: alojamiento y ejecución del backend.
- Supabase: infraestructura de base de datos PostgreSQL.
- Resend: envío de correos transaccionales, verificación y recuperación.
- Paddle: Merchant of Record, procesamiento de pagos, facturación, soporte de transacciones, cancelaciones y reembolsos.
Estos proveedores pueden procesar información en infraestructura ubicada fuera de México. Las comunicaciones o transferencias se limitarán a las finalidades señaladas en este Aviso y a los supuestos permitidos por la legislación aplicable. Cuando legalmente se requiera consentimiento para una transferencia distinta, se solicitará antes de efectuarla.
No se transfieren datos a terceros para que comercialicen publicidad basada en las cotizaciones o clientes de Cotiqa.
9. Seguridad
Se aplican medidas administrativas y técnicas razonables orientadas a proteger los datos contra pérdida, alteración, destrucción, acceso o tratamiento no autorizado, incluyendo autenticación, contraseñas protegidas mediante hash, tokens con vigencia, separación entre organizaciones, HTTPS en producción, secretos del servidor fuera del frontend, controles de acceso y límites contra abuso.
Ningún sistema puede garantizar riesgo cero. Si se detectara una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, se realizará la notificación correspondiente conforme a la legislación aplicable.
10. Conservación y eliminación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para mantener la cuenta y prestar Cotiqa. Cuando se solicite la cancelación o eliminación y ésta sea procedente, los datos se bloquearán y suprimirán conforme a los plazos aplicables.
Determinada información podrá conservarse durante plazos adicionales cuando sea necesaria para obligaciones legales, fiscales, seguridad, prevención de fraude, defensa de reclamaciones, conciliación de pagos o responsabilidades derivadas de la relación jurídica. Las copias de respaldo pueden persistir temporalmente hasta su rotación segura.
11. Derechos ARCO y limitación del tratamiento
La persona titular puede solicitar Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición (ARCO) respecto de sus datos personales, así como plantear solicitudes relacionadas con limitación de uso o divulgación cuando proceda.
La solicitud puede enviarse a privacidad@cotiqa.app e incluir:
- nombre de la persona titular y medio para recibir notificaciones;
- elementos razonables para acreditar su identidad o representación;
- descripción clara de los datos involucrados;
- derecho que desea ejercer y lo que solicita;
- cualquier información que ayude a localizar los datos.
Se comunicará la determinación dentro del plazo máximo previsto por la legislación aplicable y, cuando resulte procedente, se hará efectiva dentro del plazo legal subsecuente. Actualmente la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares prevé hasta 20 días para comunicar la determinación y 15 días adicionales para hacerla efectiva, sujeto a los supuestos de ampliación permitidos.
12. Revocación del consentimiento
Cuando un tratamiento dependa del consentimiento y la ley permita su revocación, la persona titular podrá solicitarla mediante privacidad@cotiqa.app. La revocación no tendrá efectos retroactivos y puede no proceder respecto de tratamientos necesarios para cumplir obligaciones legales o una relación jurídica vigente.
13. Menores de edad
Cotiqa está dirigido principalmente a personas que realizan actividades profesionales, comerciales u oficios. No se diseña intencionalmente para recopilar datos de menores. Si se detecta información de un menor incorporada sin base legal suficiente, podrá eliminarse o limitarse conforme corresponda.
14. Cambios al Aviso de Privacidad
Las modificaciones se publicarán en cotiqa.app/privacidad.html con una nueva fecha de versión. Cuando un cambio sea sustancial o exija consentimiento adicional, se informará mediante la aplicación, correo electrónico u otro medio razonable antes de aplicar la nueva finalidad.